Bien choisir son lieu d’événement

Sans sacrifier la créativité ni l’efficacité, il est possible d’organiser un grand événement avec des exigences budgétaires et une durée plus courte à l’esprit. Outre l’animation, le lieu s’est pleinement impliqué dans la création de ce temps fort. Ne vous méprenez pas cependant…

Le marché des voyages d’affaires en groupe (séminaires, congrès, conventions, incentives) ne se porte pas bien si l’on en croit les résultats de la 25e édition de l’étude économique réalisée par Coach Omnium. Cependant, la demande de voyages d’affaires reste forte, car les entreprises ont besoin de constituer des armées, mais elle est très irrégulière et surtout imprévisible, y compris pour les entreprises elles-mêmes. Si la crise économique n’étonne plus, elle a d’abord fait place à de nouvelles habitudes de dépenses des entreprises. Ceux-ci fonctionnent presque tous les jours sans réelles attentes.

Sélectionner un site en cohérence avec le thème

En fonction du problème à résoudre et du but poursuivi, la destination choisie doit être porteuse de sens. S’il s’agit de mobiliser une force de vente pour redynamiser un événement qui s’estompe dans un contexte morose, mieux vaut jouer la carte de la sobriété pour ne pas brouiller le message. En revanche, s’il s’agit de célébrer un succès commercial après un lancement de produit réussi, il est conseillé de choisir un lieu ou une destination au plus fort de l’événement.

L’organisation de l’animation suit le même raisonnement. Des plus business aux plus festifs, les séminaires prendront différentes teintes : l’un pour les sessions de formation et de travail, l’autre pour les activités récréatives (sports, jeux).

Quelle que soit la configuration, le secteur des entreprises a besoin d’une pièce lumineuse, insonorisée, avec la possibilité de se connecter à un réseau sans fil. Typiquement, les ateliers sont divisés en deux parties : des sessions plénières, assez formelles et conçues pour présenter les résultats d’une activité ou d’une stratégie ; et des ateliers, généralement informels et interactifs, prolongeant les sessions de travail en petits comités. Par conséquent, il est nécessaire d’avoir au moins une salle plénière et un espace pour rencontrer le comité. Mais les séminaires et autres événements sont aussi des occasions de se détendre et de rencontrer des collègues extérieurs à l’entreprise.

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Analyser le profil des participants

Caractéristiques du groupe (homogène ou hétérogène), type (vendeur interne ou externe, réseau de distributeurs), « profil » du vendeur (chasseurs et/ou éleveurs), leurs conditions de travail (ambulant, vendeur debout, vendeur assis)), tranche d’âge (junior et/ou senior). Car, selon ces critères, les participants n’ont ni le même centre d’intérêt ni les mêmes attentes. Par exemple, il peut être gênant d’inviter une vendeuse plutôt féminine à un séminaire aux 24 Heures du Mans.