Digitalisation des inscriptions pour événements, ateliers ou formations  

Lorsque vous utilisez un système événementiel développé sur mesure à l’aide de fichiers Excel et de formulaires Google, vous pouvez rapidement vous retrouver dans une situation où vous passez beaucoup de temps sur des tâches manuelles et vous risquez de constater que tout devient vite confus et chaotique lorsque des personnes souhaitent apporter des modifications ou annuler leur inscription.

Heureusement, il existe une solution qui vous permet d’organiser votre événement en toute simplicité : il s’agit notamment d’utiliser un système d’inscription ou formulaire d’inscription en ligne.

Qu’est-ce qu’un système d’inscription ?

Un système d’inscription en ligne est un outil qui vous permet de vendre des billets et de communiquer avec les participants à un événement par e-mail et par SMS. Grâce au logiciel choisi. Les participants peuvent s’inscrire et acheter des billets ainsi que des hébergements pour votre événement. Pour cela le principe est de créer un formulaire d’inscription que les participants doivent remplir.

Comment cela fonctionne ?

Un système d’inscription recueille toutes les informations nécessaires auprès de vos participants afin :

• de communiquer avec eux,
• de leur envoyer des factures
• et de leur faire parvenir leurs billets.

Simplifier votre organisation

Un système d’inscription est un outil qui simplifie votre travail lors de l’organisation d’un événement en automatisant certaines tâches, en vous permettant de garder le contrôle sur les finances et en conservant des archives après votre événement.

Avantages d’un formulaire d’inscription

L’utilisation d’un formulaire d’inscription présente de nombreux avantages.

Un système d’inscription moderne vous offre toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour planifier, organiser, gérer et mener à bien vos événements de manière professionnelle.

Collecter des informations importantes

Un formulaire d’inscription est un moyen efficace de recueillir des informations sur vos participants. Ces données vous seront ensuite utiles pour promouvoir vos futurs événements.

D’autre part, il vous permet de recueillir les coordonnées des participants, leurs préférences et leurs centres d’intérêt. Cela vous aidera à envoyer les bonnes informations à la bonne personne.

De plus, vous pouvez recueillir des informations sur les allergies des participants, les ateliers auxquels ils souhaitent participer et le type de chambre d’hôtel qu’ils souhaitent réserver.

Ainsi créer un formulaire d’inscription vous aide à recueillir toutes les informations dont vous avez besoin.

Gestion simplifiée des modifications

Un système de formulaire d’inscription facilite considérablement la gestion et la modification des réservations. Cela est particulièrement important si vous proposez plusieurs prestations, telles que l’hébergement et les repas.

Le système de formulaire d’inscription vous garantit :

• Une vue d’ensemble complète des prestations choisies par les participants,
• Une modification aisée de la réservation,
• Un suivi facile des modifications effectuées par vous-même, vos collègues ou les participants eux-mêmes.

Et comme votre temps est à la fois limité et précieux, cette solution d’inscription vous aide à gagner du temps lors du traitement des demandes des participants.

Communication marketing et image de marque et pourquoi c’est important

Votre communication marketing et votre image de marque vous aident à faire passer votre message. Grâce à un système d’inscription, vous pouvez appliquer votre identité visuelle à tous vos supports.

Qu’il s’agisse :

• des invitations sur les réseaux sociaux et dans les e-mails,
• du formulaire d’inscription intégré à votre site web
• ou de tous les autres éléments que vous partagez avec vos clients.

En utilisant votre image de marque de manière cohérente, vous donnerez une image plus professionnelle et votre marque sera plus facilement reconnaissable.

Facilitez la mise en place de différents types de billets

Vous devriez pouvoir configurer les billets dont vous avez besoin en fonction de votre stratégie tarifaire. Il se peut que certains billets ou certaines catégories de billets ne soient disponibles qu’à une période donnée ou en quantité limitée.

L’avantage de créer un formulaire d’inscription est que vous pouvez configurer ces différents types de billets avec des prix variés exactement comme vous le souhaitez.

Certains systèmes vous permettent également de créer des forfaits (pour lesquels le système prend en compte différents taux de TVA). Vous pouvez, par exemple, proposer des billets standard, VIP et en prévente.

Vous pouvez également mettre en place des réductions qui s’appliquent lorsque la commande dépasse un certain montant d’achat ou un certain nombre de billets. Par ailleurs, vous pouvez définir des taux de réduction forfaitaires pour les partenaires, les étudiants et d’autres groupes.

C’est à vous de choisir.

Des rapports pertinents et flexibles

Sans système d’enregistrement, il peut être difficile d’avoir une bonne vue d’ensemble des personnes qui viennent, de celles qui prennent un repas et de celles qui passent la nuit sur place.

Grâce à un système d’enregistrement, vous avez la possibilité d’utiliser des rapports standardisés qui vous fournissent les informations dont vous avez besoin d’un simple clic. Ainsi, vous passez moins de temps à modifier les réservations et pouvez consacrer davantage de temps à offrir à vos clients une expérience client exceptionnelle.