Secrétariat médical : 4 bonnes raisons de l’externaliser

En raison de leur métier, les professionnels de la santé sont souvent débordés. D’ailleurs, ils ont généralement besoin d’un secrétaire médical pour la gestion de la patientèle d’un cabinet, d’une clinique ou encore d’un hôpital. Même si ce poste est habituellement tenu en interne, de plus en plus de professionnels de la santé ont recours au télésecrétariat médical.

Avoir accès à un personnel plus qualifi

Dans un cabinet médical, il est courant de voir des infirmiers qui exercent les fonctions de secrétaire parce qu’ils ont quelques expériences dans le domaine. Sinon, il arrive que des débutants soient également désignés pour remplir les rangs de secrétaires ou pour se charger de l’accueil des patients. Dans les deux cas, ce ne sont pas des solutions viables sur le long terme puisqu’ils ne pourront pas gérer certaines situations à cause de compétences parfois insuffisantes.

Pour y remédier, certains cabinets décident d’installer un secrétariat médical en interne tandis que d’autres établissements de santé ont recours à son externalisation. Cette dernière permet de faire appel à un ou plusieurs professionnels compétents pour remplir les obligations et missions du secrétariat médical à distance.

Ce service peut être assuré par un salarié indépendant ou des travailleurs qui appartiennent à des centres d’appels externalisés ayant été formés dans la gestion d’appels et de la relation client. De plus, ils possèdent un savoir-faire médical afin de traiter les demandes et répondre aux questions les plus simples des patients, voire des requêtes d’ordre médical plus spécifiques. Le télésecrétariat médical permet également aux personnels de votre cabinet de se concentrer sur leur cœur métier sans s’encombrer de tâches supplémentaires.

Gagner du temps avec le télésecrétariat médical

Si un professionnel de la santé décide de traiter les tâches du secrétaire médical, cela lui prendrait plusieurs longues heures chaque jour. Pourtant, il pourrait consacrer ce temps à des tâches plus importantes. En ayant recours au télésecrétariat médical, vous n’aurez plus à gérer les tâches annexes et vous pourrez vous dévouer entièrement aux consultations ainsi qu’au suivi de vos patients.

D’une manière générale, les missions principales du secrétaire à distance sont semblables à celles d’un secrétaire en interne. Il peut entre autres s’agir de :

• la réception des appels ;
• la rédaction de comptes-rendus ;
• la planification de l’agenda du médecin ;
• le traitement des rendez-vous ;
•  etc.

Faire des économies grâce au secrétariat médical à distance

Contrairement au télésecrétariat médical, embaucher une ou un secrétaire médical demande un investissement beaucoup plus élevé avec le coût des équipements bureautiques et des charges salariales. En demandant effectivement les services d’un prestataire, vous n’aurez pas à investir dans des besoins matériels ou à engager du personnel supplémentaire. Ainsi, vous serez dispensé des charges sociales qui sont liées au recrutement comme la TVA, les congés payés, etc.

En plus de faire des économies, sachez que vous aurez le choix entre un tarif par appel ou au forfait en fonction de l’option la plus adaptée à vos besoins. De ce fait, votre facture dépendra des services auxquels vous aurez souscrit et des objectifs que vous aurez communiqués à votre prestataire en télésecrétariat médical.

Améliorer l’image de son cabinet médical

Il faut savoir que la plupart des grands cabinets médicaux ont une patientèle fidélisée. D’ailleurs, cette fidélisation s’explique par une bonne gestion de la patientèle qui est assurée par le secrétariat médical. Pour gérer efficacement vos patients, il est conseillé d’opter pour le télésecrétariat médical. En plus du gain de temps et d’argent, cette alternative permet d’améliorer la satisfaction de vos patients. Si vous collaborez avec un centre d’appels spécialisé dans le domaine de la santé, votre patientèle sera traitée avec soin et vous observerez une hausse de leur satisfaction.

Une bonne gestion de l’accueil des patients permet de surcroît de réduire les fuites de clients. Ainsi, la relation entre votre cabinet médical et vos patients doit être la plus fluide possible. En effet, ces derniers ne doivent pas se sentir négligés, quelle que soit la situation dans laquelle se trouve le cabinet. Vos patients doivent pouvoir recevoir des conseils au téléphone et effectuer sa prise de rendez-vous à tout moment.